先选一个范围明确的使用场景
产品技术支持、员工制度问答、新人培训和售后操作查询，对资料更新频率与错误容忍度的要求并不相同。第一次试点可以只覆盖一类产品或一个部门，说明哪些问题应回答、哪些问题应转给负责人。
整理一组来自日常工作的真实问题，保留不同问法、需要组合多份资料的问题，以及文档里根本没有答案的问题。先建立人工认可的参考答案与出处，再评估系统是否满足需求。
导入前先整理资料与维护责任
- 记录文件版本、生效时间、资料负责人和适用范围，处理互相矛盾或已经作废的说明。
- 把扫描件、表格和长文档纳入样本，检查识别后的文字、表格字段与章节关系。
- 确认允许导入的资料范围；试点样本先脱敏，不把账户密码或与业务无关的信息交给系统。
- 设计资料新增、更新、撤回的流程，明确旧版本需要多久停止被引用。
权限要在检索和引用链路上落实
按部门、角色或业务对象定义可见范围。员工无法在原系统查看的资料，不应通过问答结果或引用链接绕过权限。验收时要使用不同身份提问，检查答案、出处、附件和缓存是否一致遵守权限。
资料放在本地，与模型推理完全在本地，是两个不同的部署决定。选择云端、混合或私有方案时，需要逐项确认文档、提示内容、日志和调用数据会经过哪些服务。
用问题样本验收，不能只看演示是否流畅
- 能否找到正确的资料片段，答案是否忠于资料，引用是否真正支持结论。
- 资料没有答案或问题表述不完整时，能否说明不足并要求补充信息。
- 相同问题换个说法、切换角色、更新文档后，结果是否仍可解释。
- 记录回复耗时、失败处理方式和人工纠错入口；把业务可接受的标准写进验收范围。
开始沟通前准备这四类材料
目标使用人员与高频问题、一批可以用于试点的资料、角色权限规则、当前的查询与维护流程。资料尚未整理好也可以先讨论，但不要把“上传全部文件”直接当作项目范围。
试点结果用来决定下一步的资料投入、系统对接与推广范围。扩大覆盖面之前，应重新检查新增资料的质量、权限和维护成本。
把指南变成你的项目范围
提供当前流程、目标任务、脱敏样本和系统条件，可以让方案讨论更具体。本文为需求评估方法，实际技术选择、费用与交付条件按项目确认。
沟通相关项目需求